Aufgaben: To-dos verwalten und mit dem Autopiloten automatisieren

Aufgaben: To-dos verwalten und mit dem Autopiloten automatisieren

Im Aufgabenmodul behältst du alle To-dos im Blick: überfällige, heute fällige und kommende Aufgaben. Du legst eigene Aufgaben an oder ordnest sie Anfragen und Kunden zu. Mit dem Autopiloten definierst du einmal Regeln, und Framano legt die passenden Aufgaben danach automatisch an, z. B. sobald ein Vertrag unterschrieben ist. So startest du jeden Morgen mit einer klaren Liste und vergisst nichts.

Schritt für Schritt

1. Aufgabenmodul öffnen

1. Klicke im Menü links auf Aufgaben.
2. Die Aufgabenübersicht öffnet sich.

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2. Übersicht verstehen

Oben siehst du, wie viele Aufgaben anstehen:

• Überfällig: Aufgaben, deren Fälligkeit überschritten ist
• Heute: Aufgaben, die heute fällig sind
• Diese Woche: Aufgaben, die in dieser Woche anfallen
• Gesamt: alle offenen Aufgaben

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3. Aufgaben filtern

1. Wähle unter der Übersicht einen Filter:
2. • Eigene Aufgaben: von dir selbst angelegt
   • Automatische Aufgaben: vom Autopiloten angelegt
   • Alle
2. Scrolle nach unten, um die Aufgaben nach Fälligkeit gruppiert zu sehen: überfällig, diese Woche und später (fällig in mehr als einer Woche).

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4. Aufgabe manuell anlegen

1. Klicke rechts auf Aufgabe hinzufügen.
2. Wähle die Art der Aufgabe:
3. • Privat: eine Aufgabe ohne Bezug zu einem Brautpaar
   • Anfrage: eine Aufgabe zu einem Lead, z. B. ein Rückruf
   • Kunde: eine Aufgabe zu einem gebuchten Brautpaar, z. B. „Rückruf Location"
3. Gib einen Titel ein.
4. Wähle bei Anfrage- oder Kundenaufgaben das passende Brautpaar aus.
5. Lege ein Fälligkeitsdatum fest.
6. Klicke auf Anlegen. Die Zähler in der Übersicht aktualisieren sich sofort.

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💡 Tipp
Kundenaufgaben kannst du auch direkt im Kunden-Tab eines Brautpaars anlegen.

5. Aufgaben erledigen

1. Klicke in der Übersicht auf eine Zahl, z. B. bei Heute.
2. Du siehst alle Aufgaben dieser Kategorie.
3. Setze einen Haken bei jeder erledigten Aufgabe.

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Autopilot: Aufgaben automatisch anlegen

Viele Ereignisse ziehen immer dieselbe Kette von Aufgaben nach sich, z. B. ein unterschriebener Vertrag mit Verlobungsshooting. Mit dem Autopiloten legst du diese Aufgaben einmal als Regel fest. Tritt das Ereignis ein, landen die Aufgaben automatisch in deiner Aufgabenliste.

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6. Neue Regel erstellen

1. Öffne den Autopiloten.
2. Klicke auf Neue Regel.
3. Gib der Regel einen Namen, z. B. „Verlobungsshooting".

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7. Auslöser und Leistung festlegen

1. Wähle den Auslöser, z. B.:
2. • Vertrag erstellt
   • Vertrag unterschrieben
   • vor der Hochzeit
   • nach der Hochzeit
   • Galerie versendet
2. Wähle bei vertragsbezogenen Regeln die Leistung, die im Vertrag enthalten sein muss, z. B. „Verlobungsshooting".

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💡 Leistungen kommen aus den Vertragsbausteinen
Die Leistungen, die du hier auswählen kannst, legst du als Vertragsbausteine an, z. B. Fotobuch, Verlobungsshooting oder Fotobox. Wie das geht, erfährst du im Artikel zu den Verträgen.

Beispiel: Auslöser „Vertrag unterschrieben" + Leistung „Verlobungsshooting". Die Aufgaben werden nur angelegt, wenn ein Vertrag mit Verlobungsshooting unterschrieben wird.

8. Aufgaben mit Fälligkeit hinzufügen

1. Füge die erste Aufgabe hinzu und lege fest, wie viele Tage nach dem Auslöser sie fällig ist.
2. Füge weitere Aufgaben hinzu, bis die Kette vollständig ist.

Beispiel für ein Verlobungsshooting:

• Verlobungsshooting-Location scouten: 1 Tag nach Vertragsunterschrift
• Verlobungsshooting planen: 3 Tage nach Vertragsunterschrift

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9. Regel speichern

1. Klicke auf Speichern.
2. Die Regel gilt ab sofort für alle neuen Verträge.

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10. Regel auf bestehende Verträge anwenden

1. Wähle die Option, die Regel auf alle bestehenden Verträge anzuwenden.
2. Framano legt die Aufgaben für alle bisherigen Verträge an, die die gewählte Leistung enthalten.

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💡 Tipp: Fertige Aufgabenlisten nutzen
Im Framano-Hilfebereich findest du Vorlagen mit nützlichen Aufgabenlisten, z. B. für die Zeit nach Vertragsabschluss, nach der Hochzeit oder nach dem Galerieversand. So hast du von Anfang an einen soliden Grundstock an Regeln.

💡 Tipp: Morgenroutine
Öffne Framano jeden Morgen und arbeite zuerst deine Aufgaben für heute ab. Danach hast du den Kopf frei für alles andere.

Häufige Fehler

Die Regel legt keine Aufgaben an.
Prüfe, ob die gewählte Leistung als Vertragsbaustein im Vertrag des Brautpaars enthalten ist und ob der Auslöser schon eingetreten ist, z. B. ob der Vertrag bereits unterschrieben ist.

Für bestehende Kunden fehlen die Aufgaben.
Neue Regeln gelten zunächst nur für neue Verträge. Wende die Regel zusätzlich auf alle bestehenden Verträge an.

Die Liste der überfälligen Aufgaben wird immer länger.
Erledige überfällige Aufgaben zuerst oder verschiebe sie auf ein realistisches Datum. Prüfe außerdem, ob die Fälligkeiten in deinen Autopilot-Regeln zu deinem Arbeitsrhythmus passen.

Eine Aufgabe fehlt in der Liste.
Prüfe den Filter. Unter „Eigene Aufgaben" siehst du keine automatisch angelegten Aufgaben und umgekehrt.